confidentialité

                            Déclaration de Confidentialité relative au logiciel i-agenda

Dernière mise à jour : 25 mai 2018
Nous comprenons que vous accordez une importance particulière à la confidentialité de vos informations, et nous nous engageons à faire preuve de transparence sur la façon dont nous utilisons, partageons et protégeons vos informations. Afin de matérialiser nos engagements, nous avons développé la présente Déclaration de Confidentialité pour vous aider à mieux comprendre les types d’informations que nous collectons, pourquoi nous les collectons, comment nous les utilisons et les différentes options qui s’offrent à vous afin de gérer la confidentialité de vos informations à caractère personnel.
Depuis le 25 Mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) renforce vos droits en matière de protection de la vie privée.
1 - Informations que nous collectons
Le RGPD fait la distinction entre « responsable du traitement » et « sous-traitant », leur attribuant différents rôles et responsabilités en matière de conformité.
• Utilisateur Responsable de traitement
Conformément au RGPD, un responsable du traitement est une entité qui détermine « les buts dans lesquels les données personnelles sont traitées, et les moyens utilisés à cet effet ». Il s'agit du client utilisateur de i-agenda (Secrétariat, entreprise, Médecin..)
• Mediarom Sous-traitant
D'autre part, un sous-traitant est défini comme une entité qui « traite les données personnelles au nom d'un responsable du traitement ». Il s'agit de Mediarom, éditeur de i-agenda
Mediarom sous traitant est conforme au RGPD pour le logiciel i-agenda. Les données sensibles de santé collectées sont hébergées en datacenter, en Hébergement Données de Santé (HDS) assuré par la société OVH Health Care, agrément délivré par le ministère de la santé
• Mediarom est responsable de traitement pour la création du compte du client utilisateur.
Les données personnelles pouvant être collectées sont:
- Nom/prénom de l'utilisateur principal et administrateur, adresse, N° de téléphone, email, identifiant d’utilisateur et mot de passe
- Nous collectons également vos données de gestion commerciale lorsque vous utilisez le module facturation (secrétariat)
Aucune donnée collectée n'est transmise à un tiers
2. Comment nous utilisons vos informations. Nous utilisons vos informations de de plusieurs manières notamment pour:
• Fournir, améliorer, protéger et vous livrer les Services. Afin de vous fournir les Services auxquels vous avez accédé ou que vous avez demandés ; afin de personnaliser votre expérience, afin de fournir un support technique ; afin de protéger la sécurité des Services, de nos clients, de Mediarom et d’autres ; ou afin de conduire nos activités.
• Communiquer avec vous. À tout moment, nous pourrons communiquer avec vous, y compris pour :
o vous fournir des informations importantes concernant les Services ou vos comptes, telles que les informations relatives à votre abonnement.
o vous envoyer des informations concernant Mediarom, d’autres produits et services de Mediarom, des offres spéciales et des informations concernant la sortie de nouveaux produits.
• Analyser vos informations. Nous pouvons utiliser des systèmes manuels et automatisés afin : d’analyser vos informations pour améliorer nos Services ; de personnaliser votre expérience, d’automatiser certains aspects du Service ; de vous fournir certaines options ; et de protéger la sécurité de Mediarom, de nos Services, de nos clients et d’autres. La principale analyse est le comptage du nombre de produits consommés par le client: nombre d'agendas, de licences i-agenda mobile, de sms, de compte de prise de rendez-vous par internet, dans une finalité de facturation à l'utilisateur. Mediarom n'accède pas aux données contenues dans l'agenda, sauf à l'occasion d'opérations de maintenance et avec consentement de l'utilisateur.
• Cookies:
Qu'est ce qu'un cookie? Les cookies sont de petits fichiers texte envoyés depuis un site vers le disque dur de l’appareil d’un utilisateur pour stocker des informations relatives à la visite. Les cookies peuvent stocker des informations sur les utilisateurs et les périphériques, notamment les adresses IP, les données de navigation et les préférences utilisateur
Mediarom utilise des cookies pour l’analyse du trafic de ses sites (statistiques Google Analytics), afin d’améliorer ses contenus et vous proposer une meilleure expérience de navigation
Les cookies sont conservés pendant 90 jours
Vous pouvez désactiver les cookies en configurant votre navigateur pour bloquer, rejeter, désactiver ou supprimer les cookies et autres technologies de suivi.
3. Ce que vous pouvez faire pour gérer votre confidentialité. Vous avez la possibilité de faire des choix quant à la gestion de la confidentialité de vos informations à caractère personnel.
• Gérer les communications marketing et logicielles que vous recevez de notre part. Nous respectons vos choix concernant le fait de recevoir des communications marketing et de notre part. Vous pouvez également cliquer sur « se désabonner » en bas des e-mails
4. Conservation des données.
À moins que vous nous demandiez spécifiquement de supprimer vos informations à caractère personnel tel qu'indiqué dans la Section 5 « Vos droits », nous conservons vos informations aussi longtemps que nécessaire au maintien de votre compte Mediarom ou pour vous fournir nos Services. Une fois que vous avez cloturé votre compte ou que vous avez cessé d’utiliser nos Services (y compris si nous estimons que votre compte est devenu inactif), nous ne conserverons plus vos informations excepté les cas où cela est nécessaire:
• afin de vous envoyer des communications marketing conformément à vos préférences relatives au marketing
• afin de nous conformer à la réglementation applicable (par exemple, conserver un registre des transactions que vous avez effectuées), pour exercer, constituer ou défendre une action en justice et pour nous protéger contre toute activité frauduleuse ou abusive de nos Services
• à des fins générales d’amélioration de nos produits conformément à la présente Déclaration de Confidentialité, à condition que les données conservées à cette fin soient utilisées uniquement pour une période limitée et gérées de manière sécurisée et confidentielle.
Si nous n’avons plus besoin de vos informations aux fins susmentionnées, nous procéderons généralement à leur suppression ou à leur anonymisation conformément à nos pratiques standard de conservation des données. Toutefois, dans certaines situations nous ne sommes pas en mesure de supprimer ou d'anonymiser totalement vos informations du fait d’une erreur technique ou d’autres motifs opérationnels, par exemple lorsque vos informations ont été archivées sur des systèmes de sauvegarde. Lorsque c’est le cas, nous prendrons des mesures raisonnables afin d’isoler vos informations de manière sécurisée de tout traitement supplémentaire jusqu’à ce que nous soyons en mesure de les supprimer ou de les anonymiser.
5. Vos droits. Vous disposez de certains droits concernant vos informations à caractère personnel que nous collectons et traitons. Nous répondons à toutes les demandes que nous recevons des personnes physiques au sein de l’EEE qui utilisent un Service destiné à l’EEE qui souhaitent exercer leurs droits relatifs à la protection des données conformément à la législation applicable en matière de protection des données.
• Accès, rectification ou suppression. Vous pouvez demander l’accès, la rectification ou la suppression de vos informations à caractère personnel. Le plus souvent vous pouvez vous rendre directement sur le Service sous les paramètres de compte afin de réaliser ces actions.
Veuillez noter que même si vous nous demandez à ce que vos informations à caractère personnel soient supprimées, nous pourrons conserver certaines données afin : de demeurer en conformité avec la réglementation applicable (par exemple, pour la conservation des registres des transactions effectuées avec nous) ; d’exercer, de constituer ou de nous défendre contre une action en justice et de nous protéger contre toute activité frauduleuse ou abusive de nos Services. Les données conservées à ces fins seront gérées comme indiqué dans la Section 6 « Conservation des données » ci-avant.
• Opposition et restriction. Vous pouvez vous opposer au traitement de vos informations à caractère personnel ou nous demander de restreindre le traitement de vos informations à caractère personnel.
• Portabilité. Vous pouvez demander la portabilité de vos informations à caractère personnel.
• Retrait du consentement. Si nous avons collecté et traité vos informations à caractère personnel sur la base de votre consentement, vous pourrez retirer ce consentement à tout moment. Retirer votre consentement n’affectera pas la légitimité de tout traitement que nous avons effectué avant votre retrait, et cela n’affectera pas non plus le traitement de vos informations à caractère personnel mené conformément aux motifs légitimes de traitement autres que votre consentement.
• Déposer une plainte. Vous disposez du droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de protection des données concernant notre collecte et traitement de vos informations à caractère personnel.
6. Transferts internationaux de données. Nous pourrons transférer vos informations à caractère personnel et traiter et stocker vos informations dans d’autres pays conformément à la législation applicable. Certains de ces pays peuvent disposer de législations en matière de protection des données qui sont différentes de celles de votre pays (et, dans certains cas, qui ne sont pas aussi protectrices). Toutefois, nous avons pris des mesures de protection appropriées afin d’exiger que vos informations à caractère personnel demeurent protégées. Lorsque Mediarom transfère vos informations à caractère personnel à partir de l’EEE ou de la Suisse vers un pays hors de l’EEE, nous nous appuyons sur l'un ou plusieurs des mécanismes juridiques suivants : Les Boucliers de Protection des données UE-États-Unis ou Suisse-États-Unis. Pour plus d’informations, rendez-vous ici.
7. Comment nous contacter. Si vous avez des questions ou des commentaires concernant la présente Déclaration de Confidentialité ou nos pratiques, veuillez nous contacter:
• Email. dpo@mediarom.fr
• Par courrier : Mediarom 21-23 rue de Courcelles - 51100 Reims
8. Changements de notre déclaration de confidentialité. À tout moment, nous pouvons changer ou mettre à jour notre Déclaration de Confidentialité. Nous nous réservons le droit d’apporter des changements ou des mises à jour à tout moment. Si nous apportons des changements substantiels à la manière dont nous traitons vos informations à caractère personnel, nous vous en avertirons via nos Services par email
Vous pouvez consulter la date de dernière mise à jour de la présente Déclaration de Confidentialité en vérifiant la date de « dernière mise à jour » en haut de la présente Déclaration de Confidentialité. Veuillez examiner tout changement avec attention.